老马做枸杞出口，货走好几个口岸。订单、发货、库存，全靠一张旧表格撑着。他想换进销存，又怕选错。他问我，做外贸的该看啥？我说，进销存选型，先看你的单据。外贸跟内销不一样，单号、批次、船期都得对上。选错了，白花钱不说，还误了出货。红寺堡那边做出口的，也常栽在选型上。

外贸进销存先看单据跟不跟

外贸的单子长，从下单到出货要走好几步。系统里单号能不能一路跟到底，是头一条。老马以前用普通进销存，单号对不上，货到哪个口岸都查不清。换系统以后，一单到底。客户问进度，随时能答上来。单据跟得上，生意才顺，账也才不乱。单号乱了，货就不知道去了哪。

批次和质检要能分开记清楚

做食品出口，批次最要紧。枸杞一批一个号，质检报告要对得上。系统能把批次、质检分开记，抽查也好查。老马有次货到港被抽检，翻那摞旧报告翻了半天。现在系统里一搜就出来，老外客商都夸他靠谱。批次理清，出口才有底，返工也少。抽查那关，一步也马虎不得。

按客户看账选系统才够顺手

外贸的账，得按客户来算。哪个客户订了多少、欠了多少，系统里能按客户汇总，谈价心里就有数。老马以前月底对账，全靠对着一堆单子算。现在打开系统，一个客户一行，清清楚楚。他说，这套用顺手了，才舍得扔旧表格。你说，这钱花得值不值？按客户看账，谁家好谁家差，一目了然。

上系统前把旧数据先归好位

换系统前，老马那台旧电脑里的数据得先理。产品编码、客户名、单位，都得定统一。数据归位这一步别省，省了后面全是坑。吴忠做出口的厂子不多，但规矩一样。先把旧数据理齐，新系统才跑得稳，省得返工。编码不统一，搬进去也是乱麻。你上系统前，先把这些理好再动工。

总结

外贸进销存怎么选，就看单据、批次、客户三样跟不跟得上。回去把手里那套旧表格翻出来，看最头疼的是哪一样，就从那里换起。拿不准的时候，把情况发我，我帮你捋捋哪套合适。选对了，你出货也能省心，客户也能留住。你在家里就能把账看明白，不用跑断腿。你说，这样换下来，值不值当？